- De reactietermijn voor deze vacature is verstreken -
- De vacature is niet meer zichtbaar op de website -

Directiesecretaris als rechterhand van de Directeur in Amstelveen

  • Plaatsingsdatum :16/03/2024
Van der Hooplaan 239, 1185 LN Amstelveen
Vacature omschrijving

AmstelveenSport zet sport en bewegen in als middel, om bij te dragen aan een gezonde, sociale en vitale samenleving. Een enthousiaste groep medewerkers stimuleert alle inwoners van Amstelveen tot sport en bewegen. Het werkveld van sport en bewegen is boeiend en dynamisch. AmstelveenSport is een verzelfstandigde BV, met als enig aandeelhouder de Gemeente Amstelveen. De organisatie bestaat, naast de stafdiensten uit drie pijlers: zwembad De Meerkamp, Sportservice en Sportfacility.

Vanwege het vertrek van onze fijne collega zijn wij per direct op zoek naar een directiesecretaris voor 28-32 uur per week.

Als directiesecretaris ben je altijd in contact met verschillende afdelingen en collega’s en met recht onmisbaar voor de directie. Je maakt deel uit van het managementteam, bestaande uit de directeur, vijf (senior) managers en de communicatieadviseur. Je fungeert als rechterhand en sparringpartner van de directeur en speelt een belangrijke rol bij de opvolging, uitvoering en evaluatie van de genomen besluiten. Dankzij jou verloopt alles soepel!

Wat zijn je werkzaamheden?

  • Als directiesecretaris ondersteun je de directeur in de breedste zin van het woord. Daar horen onder meer de volgende taken bij:
  • Informeren van de directeur over bestuurlijke aangelegenheden
  • Zorgdragen voor samenhang en consistentie tussen Directie/RvC en de aandeelhouder
  • Het signaleren van knelpunten en ontwikkelingen
  • Besluiten inhoudelijk en procesmatig voorbereiden
  • Voorbereiden van in- en externe vergaderingen

Daarnaast treedt de directiesecretaris op als secretaris van het MT met als taken:

  • De agenda voor de MT en RvC vergaderingen opstellen, zorgdragen voor de verslaglegging en bewaken van de actiepunten
  • Ontwikkelingen initiëren en vormgeven, meehelpen besluiten uitvoeren
  • Ondersteunen van het managementteam ten aanzien van de bedrijfsvoering en procesmatige, beleidsmatige en politieke aspecten van het werk

Uiteraard behoren de administratieve werkzaamheden, die voortvloeien uit bovenstaande taken, ook tot de werkzaamheden. Evenals het aannemen van de telefoon, het ontvangen van gasten en het bestellen van kantoorartikelen.

Wat zoeken wij?

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol, uiteraard weet je goed om te gaan met office 365.
  • Verslaglegging is een belangrijk onderdeel van de functie, het kunnen notuleren is dan ook een vereiste.
  • Je bent een echte verbinder en communicatief sterk, je weet de boodschap qua inhoud en stijl af te stemmen op de ontvanger.
  • Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen: Je bent organisatie gericht, hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en een brede maatschappelijke oriëntatie. Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je bent een doener, je kunt goed plannen en organiseren, snel schakelen past bij jou. Van jou wordt verwacht dat je actief optreedt en zelf initiatieven neemt om de voortgang te bewaken en bij te sturen als dat nodig is. Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat jezelf niet gemakkelijk uit het veld slaan. Jouw hands-on mentaliteit, je open en vriendelijke uitstraling, gecombineerd met jouw klantgerichtheid, maken jou de ideale kandidaat.

Ben je enthousiast geworden?

Bekijk alle informatie op de website van AmstelveenSport.